Подотчет- что нового

С 1 июля 2019 года вступят в силу сразу две поправки по ККТ, которые повлияют на работу с подотчетниками.
Что теперь требовать от работников, которые брали деньги на хозрасходы или командировку:

Изменение 1.

Старые бланки больше не действуют
Предупредите сотрудников, что типографские БСО, к которым подотчетники привыкли, теперь не подходят.
С 1 июля такие документы запрещены.

Приобретение товаров, работ и услуг через подотчетное лицо

  Получить приобретенные товары или принять работы, услуги может сотрудник, полномочия которого подтверждает доверенность.
Это не единственный документ, который придется оформить.
Также потребуется приказ о выдаче денег и авансовый отчет.

Суточные

      Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки. Размеры суточных при командировках   необходимо записать во внутреннем документе. Например, в положении о командировках.

Также следует знать, что в законодательстве нет ограничений на пересмотр лимитов суточных в разное время года. Например, если сотрудники часто ездят в командировки по России и за границу, а стоимость проживания и питания в гостиницах летом ниже, чем зимой, можно пересмотреть размер суточных в летние месяцы, а зимой вернуть прежние нормы. О летнем изменении размера суточных можно издать отдельный приказ.

Суточные при командировках в 2016 году и НДФЛ

Расходы на такси надо оформить по правилам перевозок

      Форма документа, подтверждающего расходы командированных сотрудников на такси, может быть любой. 
Главное, чтобы она содержала обязательные реквизиты.

Если работники постоянно добираются до аэропорта на такси, то условие об оплате таких услуг стоит закрепить в трудовом или коллективном договоре. 

Затраты надо подтвердить, например, бланком строгой отчетности. 

Его форма утверждена только для туристических, ветеринарных и страховых организаций. По остальным услугам бланк надо разработать самим.

Форма документа может быть любой, но в ней должны быть обязательные реквизиты. 

Такие реквизиты для такси перечислены в приложении 5 к Правилам (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112). 

В частности, на бланке необходимо предусмотреть "Наименование фрахтовщика". В нем нужно записать название перевозчика, адрес, номер телефона и ИНН. 

При этом не важно, как исполнитель назвал строку

Как пересчитать валютные командировочные

   Расходы в загранкомандировке определяются по курсу на дату, когда средства списаны с банковской карты. Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318.

Если сотрудник в загранкомандировке расплачивается рублевой картой, то фактически он сначала покупает валюту у банка, а потом оплачивает услугу или товар. Поэтому затраты надо пересчитать в рубли.

Минфин в комментируемом письме разъяснил, что расходы нужно списать по курсу банка на дату платежа. 

То есть компания учтет ровно столько же, сколько потратил работник. Пересчитывать затраты по курсу ЦБ не требуется.

---

• Суточные в 2016 году

---

Чеки работник принесет в валюте, поэтому, чтобы вычислить расходы, необходима справка (выписка) по счету. 

Если карта корпоративная, такую справку или выписку в банке получит компания, а если держатель карты - работник, надо потребовать эти документы у него.

Минфин уже делал подобный вывод (письмо от 10.07.2015 № 03-03-06/39749)