Это не единственный документ, который придется оформить.
Также потребуется приказ о выдаче денег и авансовый отчет.
Как Выдается доверенность
Доверенность можно выписать по унифицированным формам № М-2 или № М-2а, они утверждены постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а.
Эти бланки по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть корешок.
Он нужен для учета доверенностей в журнале регистрации.
Вести такой журнал или нет, каждый решает сам.
Если не ведете, то применять проще форму № М-2а.
Можно ли выдать доверенность на получение ТМЦ гражданину – не сотруднику?
Да, можно. Но типовую форму № М-2 безопасно выдавать только штатным сотрудникам.
Выдавать наличные деньги под отчет можно человеку, который работает по гражданско-правовому договору.
А доверенность на получение ТМЦ нужна как раз подотчетнику.
Действующее законодательство разрешает выдавать доверенность на ТМЦ не только сотрудникам организации.
Это подтвердил Верховный суд в решении от 06.06.2011 № ГКПИ11-617.
Однако, если вы выдадите типовую форму № М-2 внештатному работнику, контрагент может не принять такой документ.
В указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а, прописано, что доверенность № М-2 оформляют только на сотрудников организации.
При этом обязательно нужно заполнить поле «Должность».
Если там пусто или стоит прочерк, контрагент вправе не выдать ТМЦ подотчетнику.
К тому же у формы № М-2 ограниченный срок действия – ее обычно выдают на 15 дней, а если материалы поступают в плановом порядке – на месяц.
Такой порядок описан в разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а.
Если собираетесь выдать доверенность внештатнику, лучше разработайте свой бланк – можно взять за основу форму № М-2.
Главное, чтобы из доверенности было понятно, кто и что должен получить.
Какую бы форму вы ни использовали, руководитель должен утвердить ее приказом к учетной политике.
Это предусмотрено статьями 182–189 ГК, частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008.
По такой доверенности внештатник может получать ТМЦ неоднократно.
Максимальный и минимальный сроки не ограничены. Если срок не указать, доверенность будет действительна в течение одного года с даты выдачи.
А вот дату выдачи нужно указать обязательно.
Без нее доверенность будет недействительна (п. 1 ст. 186 ГК).
Вместо унифицированных можно использовать и формы, разработанные самостоятельно.
Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты.
Как говорилось выше какую бы форму вы ни использовали, сначала ее утверждает руководитель приказом к учетной политике.
Обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации?
Нет, не обязательно.
Законодательство не содержит такого требования.
Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры.
Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК).
Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК).
Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования.
Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.
Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру.
В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК, письмо МНС от 10.10.2003 № 03-1-08/2963/11-АЛ268).
На получение товара от имени ИП нужна ли нотариальная доверенность
Гражданское законодательство не обязывает предпринимателей оформлять нотариальные доверенности.
ИП может выдать обычную доверенность за своей подписью. Печать не обязательна.
Однако для целей налогового законодательства предприниматели – физлица.
А такие налогоплательщики должны заверять доверенность у нотариуса.
Это следует из статей 23, 185 ГК, пункта 2 статьи 11, пункта 3 статьи 29 НК (письма Минфина от 24.03.2014 № 03-02-08/12763, от 01.08.2013 № 03-02-08/30900, ФНС от 21.11.2012 № ЕД-4-3/19597, п. 4 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 57).
Оформляйте нотариальную доверенность от имени бизнесмена, иначе при проверке налоговые инспекторы снимут расходы.
Предприниматель вправе оформлять доверенность на типовом бланке или самостоятельно разработать форму. За услуги нотариуса заплатите госпошлину.
Оформление заявления и приказа на выдачу наличных
Аванс выдается на основании приказа руководителя. Требовать от сотрудника заявление не обязательно.
На основании приказа бухгалтер составляет расходно-кассовый ордер.
Такие правила в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Приказ хранится вместе с расходно-кассовым ордером в течение не менее пяти лет в сейфе, металлическом шкафу или другом месте, которое обеспечивает сохранность документов (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).
Получить авансовый отчет
В течение трех дней с окончания срока, на который был выдан аванс, сотрудник обязан отчитаться об истраченных деньгах.
Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или по форме, разработанной организацией самостоятельно.
Главное, чтобы в документе были предусмотрены все необходимые реквизиты.
Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее, как говорилось уже, утверждает руководитель приказом к учетной политике.
Предприниматель
Предприниматель может снять денежные средства с расчетного счета и потратить на любые цели (для своей деятельности или личных нужд). При этом оформлять авансовый отчет о потраченных суммах ему не нужно. Аналогичные разъяснения даны в письме ЦБ от 02.08.2012 № 29-1-2/5603.
В данном письме идет речь о Положении ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (утратило силу).
Но разъяснения актуальны и сейчас.
Составляем авансовый отчет.
На лицевой стороне отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д.
На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса.
Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.
Должен ли сотрудник оформить авансовый отчет, если вернул всю полученную подотчетную сумму
Да, должен.
Авансовый отчет нужно оформлять всегда при расчетах с подотчетником.
Никаких исключений для случаев, когда сотрудник возвращает всю полученную под отчет сумму, в действующем законодательстве нет.
Это следует из пункта 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У и пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
На основании авансового отчета списывайте расходы, которые организация произвела через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н).
Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, никаких расходов не возникает.
На полученную сумму составьте приходный кассовый ордер формы № КО-1.
В строке «Основание» этого документа напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».
Как проверить авансовый отчет
При поступлении авансового отчета заполняется в нем расписку (отрывную часть отчета) и передаётся сотруднику.
Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.
А проверка заключается в следующем:
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег.
Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации.
Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм.
Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д.
Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету.
Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.
Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.
Подтверждением расходов может быть кассовый чек, если сотрудник расплатился наличными или банковской картой.
Когда нет кассового чека, используйте другие документы, которые могут подтверждать оплату.
В частности:
товарный чек (письмо Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653);
слип (квитанцию электронного терминала) (письмо Минфина от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877);
бланк строгой отчетности, в том числе электронный билет (п. 8 ст. 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ, письмо Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214);
выписку с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.
Суммы, которые сотрудник потратил согласно отчету, должны соответствовать суммам из платежных документов.
Можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)?
Да, можно, но только в бухгалтерском учете. Чтобы списать расходы в налоговом учете, нужны другие документы.
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал поставщик, без чека ККТ.
Расходы признавайте в бухгалтерском учете после того, как руководитель утвердит авансовый отчет (Указания по применению и заполнению унифицированной формы, утв. постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55).
Если квитанция к приходному кассовому ордеру позволяет идентифицировать, за что, когда и кто уплатил сумму из подотчета, то квитанция к ПКО подтверждает, что сотрудник произвел наличные расходы.
Принять такую квитанцию к бухгалтерскому учету можно даже без чека ККТ как подтверждение расходов.
Для целей налогового учета нужны документы, которые подтвердят, что приобрели товары, работы, услуги.
На основании только квитанции к приходному кассовому ордеру нельзя признавать расходы в налоговом учете. Когда к авансовому отчету сотрудник не приложил кассовые чеки онлайн-ККТ либо товарные чеки или иные подтверждающие документы, расходы по такому авансовому отчету в целях налогообложения прибыли или УСН не отражайте.
Также не учитывайте для целей налогообложения расходы, по которым первичка оформлена с ошибками (письмо Минфина от 14.09.2009 № 03-03-05/169). Используйте только те документы, которые отвечают всем требованиям.
Какие документы к авансовому отчету должен приложить сотрудник?
Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку.
Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.
Принять расходы можно, если продавец платит ЕНВД либо это предприниматель на патентной системе.
Некоторые плательщики ЕНВД и предприниматели с патентами до 1 июля 2019 года вправе не применять ККТ.
Вместо кассовых чеков они выдают покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, которые подтверждают продажу товара.
Обязательные реквизиты документов взамен чеков ККТ:
наименование,
порядковый номер и дата выдачи документа;
наименование организации (Ф. И. О. предпринимателя), ИНН;
наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
сумма оплаты;
должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись.
Это предусмотрено пунктом 2.1 статьи 2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и пунктами 7.1–8 статьи 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ.
Если в товарном чеке или товарной накладной есть все эти данные, авансовый отчет можно принять.
Такие расходы организация вправе учесть при расчете налога на прибыль или упрощенного налога.
В противном случае стоимость материалов в расходах признать нельзя. Об этом сказано в письмах Минфина от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499, от 22.10.2009 № 03-01-15/9-470.
Предположим, сотрудник купил что-то для компании в интернет-магазине.
Покупку он оплатил своей банковской картой.
Тогда к авансовому отчету пусть приложит чек и выписку с банковского счета.
Обычные магазины и интернет-сайты при покупке выдают одни и те же документы.
В том числе покупатель получит чек – кассовый или товарный.
Дополнительно расходы лучше подтвердить выпиской с банковского счета сотрудника.
Это следует из пункта 6.3 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Большинство продавцов обязаны применять онлайн-ККТ.
Можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек без товарного чека или накладной?
Да, можно.
Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25.02.2004 № Ф04/953-206/А45-2004).
Например, при поступлении материалов можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, например, по форме № М-7 (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а).
Составлять такой документ нужно, поскольку кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник.
На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету.
Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (п. 25 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности»).
Купив имущество у человека, составьте документ, форму которого разработайте самостоятельно.
Ведь в отличие от покупки у организации или предпринимателя для ситуации, когда вещь приобретают у человека, никаких унифицированных форм нет.
Таким документом может быть, например, акт закупки у физического лица.
Как утвердить авансовый отчет
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, руководитель подразделения). Сделать это нужно в разумный срок, который устанавливает руководитель организации. Так сказано в пункте 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
Пример оформления авансового отчета сотрудника коммерческой организации:
29 марта секретарю Е.В. Ивановой было выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.
-1 апреля Иванова принесла приобретенные канцтовары в организацию.
В этот же день сотрудница сдала в бухгалтерию авансовый отчет на сумму 1580 руб. (с приложенными к нему первичными документами), а также вернула в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы – 420 руб. (2000 руб. – 1580 руб.).
Бухгалтер Климова выдала Ивановой расписку о том, что отчет принят к проверке.
В этот же день руководитель организации утвердил авансовый отчет Ивановой.
Изложенный порядок оформления, проверки и утверждения авансового отчета установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.
