С 1 июля 2019 года вступят в силу сразу две поправки по ККТ, которые повлияют на работу с подотчетниками.
Что теперь требовать от работников, которые брали деньги на хозрасходы или командировку:
Предупредите сотрудников, что типографские БСО, к которым подотчетники привыкли, теперь не подходят.
С 1 июля такие документы запрещены.
Компании и предприниматели, которые оказывают услуги, должны формировать бланки строгой отчетности или обычные кассовые чеки на онлайн-кассах в фискальном режиме (ст. 1.1 и п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).
Например, если подотчетник оплачивал мойку, ремонт автомобиля и другие услуги, он не может принести обычную квитанцию.
Продавцы услуг могут работать без кассы лишь в исключительных случаях.
Исключения из общего порядка приведены в таблице.
В таблице указаны каких случаях подотчетное лицо может не приносить чеки или БСО
Что теперь требовать от работников, которые брали деньги на хозрасходы или командировку:
Изменение 1.
Старые бланки больше не действуютПредупредите сотрудников, что типографские БСО, к которым подотчетники привыкли, теперь не подходят.
С 1 июля такие документы запрещены.
Компании и предприниматели, которые оказывают услуги, должны формировать бланки строгой отчетности или обычные кассовые чеки на онлайн-кассах в фискальном режиме (ст. 1.1 и п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).
Например, если подотчетник оплачивал мойку, ремонт автомобиля и другие услуги, он не может принести обычную квитанцию.
Продавцы услуг могут работать без кассы лишь в исключительных случаях.
Исключения из общего порядка приведены в таблице.
В таблице указаны каких случаях подотчетное лицо может не приносить чеки или БСО
Новый БСО почти не отличается от обычного онлайн-чека.
В нем должны быть все реквизиты, как и в кассовом чеке, в том числе QR-код.
Разница только в том, что он называется бланком строгой отчетности.
К авансовому отчету подотчетник может приложить бумажный чек/бланк либо электронный документ, который распечатал на принтере (п. 2 и 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
В связи с поправками неясно, как теперь подтверждать расходы на проезд, если работник едет в командировку.
Раньше подотчетники прикладывали к авансовому отчету маршрут/квитанции электронного авиабилета и контрольные купоны железнодорожного билета (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, п. 2 приложения к приказу Минтранса от 21.08.2012 № 322).
Возникает вопрос: достаточно ли этих документов после 1 июля, чтобы подтвердить расходы? А если нет, то какие бумаги подотчетник должен приложить к авансовому отчету?
С 1 июля в закон о ККТ внесли поправки.
По новым нормам, если органы власти вправе утверждать бланки документов при оказании услуг населению, продавец вправе передать клиенту такой бланк на бумаге с QR-кодом, который позволяет идентифицировать чек (п. 5.8 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
Если следовать нормам закона, то порядок должен быть следующим.
Если физлицо покупает билеты через интернет, должен получить электронный билет, а также кассовый чек в электронном виде на e-mail, с которым заходит в личный кабинет на сайте rzd.ru.
Если физлицо покупает билеты в кассе вокзала, то должны получить либо кассовый чек вместе с билетом по форме АСУ-Экспресс, либо билет, в котором в числе прочих реквизитов должен быть QR-код.
Изменение 2.
В чеках стало больше реквизитов
Продавец должен пробивать в чеках новые реквизиты: наименование и ИНН покупателя,
страну происхождения товара,
номер таможенной декларации и сумму акциза.
страну происхождения товара,
номер таможенной декларации и сумму акциза.
Эти реквизиты обязательны, если товары приобретает компания или ИП (ст. 1 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ).
Поправка касается случаев, когда подотчетник покупает товар по доверенности от имени фирмы или бизнесмена (письмо Минфина от 19.10.2018 № 03-01-15/75371).
Образец. Чек при расчетах с организацией (фрагмент)
Работник должен приложить кассовые чеки к авансовому отчету (письмо Минфина от 31.05.2018 № 03-03-06/1/37141).
Возникает вопрос: вправе ли компания списать расходы после 1 июля, если в чеках нет новых реквизитов?
Можно ли списать расходы, если в кассовом чеке не хватает реквизитов?
Компания вправе списать расходы на УСН, даже если в чеке нет реквизитов покупателя. Подотчетник подтвердил, что оплатил расходы. А нарушение в данном случае допустил продавец, который неверно оформил чек.
Еще один вопрос возникает, как продавец должен оформить чеки, если покупатель не предъявил доверенность, но оплатил товары в счет поставки юрлицу.
В этом случае продавец оформляет чеки по общим правилам, как если бы продал товар физлицу.
Но продавцы могут потребовать, чтобы подотчетник написал заявление о том, что оплатил товар в пользу третьего лица.
Но продавцы могут потребовать, чтобы подотчетник написал заявление о том, что оплатил товар в пользу третьего лица.
Сейчас некоторые компании рассылают информационные письма своим контрагентам, где сообщают о таком порядке работы.
С 1 июля изменится еще один реквизит — форма расчетов.
Если покупатель расплачивался картой, то продавец должен пробить в чеке форму расчетов «безналичными» вместо «электронными» (письмо ФНС от 20.12.2018 № ЕД-4-20/24850@).
Правда, если кассу не перенастроили, это не мешает списать расходы.
С этим согласны инспекторы
