Служебную записку о направлении сотрудника в командировку оформлять не обязательно. Однако служебную записку необходимо оформить, если:
- сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
- по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.
Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Где предусмотреть оформление служебных записок о командировке
Оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.
Служебная записка о командировке образец -2016
| Директору «Альфы» |
| Львову А.В. |
| от экономиста |
| Кондратьева Александра Сергеевича |
Служебная записка
Сообщаю, что я отправился в командировку 21 января 2016 г. в 10 ч. 00 мин. из г. Москвы в г. Тверь, используя собственный транспорт:
| Наименование | Автомобиль легковой |
| Марка | Skoda Octavia 2.0 FSI |
| Регистрационный номер | С854KP197 |
Вернулся обратно 29 января 2016 г. в 18 ч. 55 мин.
Таким образом, продолжительность поездки составила 9 календарных дней.
Приложение:
Путевой лист.
Кассовые чеки АЗС от 21 января 2015 г и 29 января 2016 г.
Квитанция гостиницы «Уездная» от 29 января 2016 г.
01.02.2016 А.С. Кондратьев
Какая служебная записка о командировке заменит проездные документы
Служебная записка о командировке (образец 2016 года ниже) пригодится и в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.
Служебная записка о командировке образец -2016
| Директору «Альфы» А.В. Львову от менеджера А.С. Кондратьева |
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 2
о подтверждении факта пребывания в командировке
о подтверждении факта пребывания в командировке
г. Москва 26.08.2016
Настоящим довожу до Вашего сведения, что с 18 по 25 января 2016 года я находился в служебной командировке в ООО «Торговая фирма "Гермес"», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командирования и обратно к месту работы в ООО «Альфа», расположенное в г. Москве, я использовал свой личный транспорт, а именно легковой автомобиль Ford Focus, государственный номер M258 ВО 177.
Фактический срок моего пребывания в командировке составил 8 календарных дней.
Проживал у родственников.
Отметки принимающей стороны:
| Организация | Прибытие | Отъезд | ||
| дата | время | дата | время | |
| ООО «Торговая фирма "Гермес"», г. Иваново, ул. Донская, д. 2 | 18.01.2016 | 09:30 | 25.01.2016 | 17:30 |
| Ген. директор _____ И.М. Федоров | Ген. директор _____ И.М. Федоров | |||
должность подпись Ф. И. О. | должность подпись Ф. И. О. | |||
| Менеджер |
А.С. Кондратьев
| |||
Нужна ли служебная записка, если в командировку ездил директор
Директор тоже должен оформлять служебную записку, как и любой другой сотрудник компании. Ведь в действующих правилах для руководителя организации нет каких-либо особых оговорок (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При этом не имеет значения, директор сам управлял машиной или ехал как пассажир.
Но в Роструде нам подтвердили, что от обязанности составлять служебную записку на себя руководителя можно освободить. Ведь он все равно будет подписывать приказы о командировке, ее переносе или продлении. А в такой ситуации служебная записка, по сути, будет дублировать приказ.
Чтобы сократить количество бумаг, можно внести специальную оговорку про директора в положение о командировках или другой локальный акт. К примеру: «Требование о представлении служебной записки на руководителя организации не распространяется».
